Horodatage électronique et lettre recommandée électronique (LRE) sont souvent envisagés pour un même réflexe : se ménager une preuve. Pourtant, les deux ne répondent pas à la même question. L'horodatage électronique fige la date et l'intégrité d'un document à un instant donné, sans destinataire. La LRE, elle, prouve qu'une communication a été expédiée à une personne identifiée, avec son contenu, et permet d'en établir la réception. Confondre les deux conduit à choisir le mauvais outil, à payer trop cher, ou pire, à se retrouver sans la preuve attendue le jour du litige. Ce comparatif factuel vous aide à trancher selon votre besoin réel : dater un document ou notifier quelqu'un.
Tableau comparatif
| Critère | Horodatage électronique (Certifiles) | Recommandé électronique (LRE) |
| Ce que ça prouve | La date et l'intégrité d'un document | L'envoi, le contenu et la réception d'une communication |
| Valeur juridique | Date certaine et intégrité (eIDAS, art. 1366-1367 C. civ.) | Équivalent au recommandé papier (eIDAS, art. 1126-1127 C. civ.) |
| Coût indicatif | Quelques euros par document | Tarif par envoi, proche d'un recommandé classique |
| Délai | Immédiat | Immédiat à l'envoi ; accusé selon la prise de connaissance |
| Destinataire | Aucun : c'est une preuve de date | Indispensable : c'est une notification |
| Simplicité | Upload d'un fichier, preuve générée seule | Saisie du destinataire, parcours de notification |
| Cas d'usage type | Dater une création, figer une version | Notifier un préavis, une mise en demeure, une résiliation |
Ce que prouve l'horodatage électronique
L'horodatage électronique se concentre sur le document, pas sur sa transmission. Concrètement, Certifiles calcule une empreinte numérique SHA-256 de votre fichier, puis fait sceller cette empreinte par une autorité d'horodatage (TSA) conforme à la norme RFC 3161 et au règlement eIDAS. Le résultat : un jeton qui prouve qu'à une seconde précise, ce fichier existait sous cette forme exacte et n'a pas été modifié depuis. Aucun destinataire n'est impliqué, le contenu du document ne quitte jamais votre poste, et la preuve reste réutilisable des années plus tard.
C'est l'outil naturel des preuves d'antériorité : dater une création artistique ou logicielle, figer une version contractuelle avant signature, sceller un état des lieux ou un rapport. Sa force est aussi sa limite : il atteste l'existence et l'intégrité d'un fichier, il ne dit rien d'un envoi. Si vous devez prouver que vous avez bien prévenu un tiers, l'horodatage seul ne suffit pas.
Ce que prouve le recommandé électronique
La lettre recommandée électronique qualifiée, encadrée par eIDAS, est juridiquement équivalente au recommandé papier avec accusé de réception. Elle établit qu'un message déterminé a été expédié à un destinataire identifié, à une date donnée, et que celui-ci a été mis en mesure d'en prendre connaissance. C'est l'instrument des notifications formelles dont la loi ou un contrat exige la traçabilité : mise en demeure, préavis de congé, résiliation d'abonnement, convocation. Le simple email ne procure pas cette garantie de réception opposable.
Sa contrepartie : elle ne vise pas à dater durablement un document de travail pour un usage probatoire interne. Une LRE prouve un acte de notification ponctuel ; elle n'est pas conçue pour démontrer, deux ans plus tard, qu'une version d'un fichier n'a jamais été retouchée.
Cadre légal : deux fondements distincts
Les deux dispositifs puisent leur valeur dans le règlement européen eIDAS, mais à des endroits différents du Code civil. L'horodatage qualifié alimente la présomption de fiabilité de l'écrit électronique posée par les articles 1366 et 1367 du Code civil : il garantit l'intégrité dans le temps, l'un des deux piliers de la force probante avec l'identification de l'auteur. La LRE, elle, s'appuie sur les articles 1126 et 1127 du Code civil, qui transposent l'équivalence entre recommandé papier et recommandé électronique. Deux régimes, deux objets : l'un sécurise un contenu, l'autre sécurise une communication.
Cas limite : un courrier important à dater
Imaginons que vous transmettiez un livrable contractuel à un client à une date butoir. Deux besoins coexistent : prouver que le livrable était bien finalisé et intact ce jour-là, et prouver que le client l'a reçu. La bonne pratique combine les deux : horodatez d'abord le fichier pour figer sa date et son intégrité de façon indépendante, puis envoyez-le par LRE pour démontrer la transmission. Vous disposez alors d'une preuve complète, là où chaque outil pris isolément ne couvrirait que la moitié du risque.
Section pratique : que conserver et combien de temps
Côté horodatage, conservez le fichier original et son jeton de preuve aussi longtemps que le risque de contestation subsiste : pour un contrat, idéalement jusqu'à la prescription des actions qui en découlent, soit cinq ans en droit commercial. Le jeton ne s'altère pas avec le temps et reste vérifiable des années plus tard, ce qui en fait un support de conservation probatoire durable. Côté LRE, gardez la preuve de dépôt et l'accusé de réception fournis par l'opérateur : ce sont eux qui attestent la notification, et non l'email lui-même. Dans les deux cas, archivez ces éléments hors de la simple boîte mail, dans un espace pérenne, pour qu'ils restent disponibles le jour où vous en aurez besoin.
Quand choisir quoi
- Choisissez l'horodatage pour dater et figer un document sans le notifier à personne : création, contrat, projet, preuve d'antériorité, version de travail.
- Choisissez le recommandé électronique pour notifier officiellement un tiers : mise en demeure, préavis, résiliation, convocation.
- Combinez-les pour un dossier sensible : horodatez la pièce pour figer date et intégrité, puis notifiez-la par LRE pour prouver sa transmission.
Verdict
Ces deux services ne s'opposent pas : ils répondent à des questions différentes. Pour notifier formellement quelqu'un, la LRE est l'outil dédié, juridiquement équivalent au recommandé classique. Pour prouver la date certaine et l'intégrité d'un document sans destinataire, l'horodatage est plus simple, plus économique et réutilisable dans le temps. Le bon réflexe consiste à partir du besoin réel : devez-vous dater un contenu, ou notifier une personne ? La réponse désigne l'outil, et rien n'interdit de mobiliser les deux quand l'enjeu le justifie.